Настройка бизнес-процессов «Битрикс24» для хостела «Дерево»

Для хостела Дерево настроить бизнес-процессы по согласованию документов и выдаче наличных денежных средств.

Коворкин-хостел Дерево представляет собой уникальный проект — единственное место в Москве с полным циклом обслуживания: здесь можно комфортно жить, продуктивно работать и качественно питаться, перемещаясь при этом в пределах одного комплекса зданий.

Проблема

В процессе деятельности в хостеле сформировалась объемная и сложная структура взаимодействия между подразделениями компании, что значительно усложнило контроль за рабочими процессами.

Из-за этого возникли следующие проблемы:

• Зачастую требовалось согласование различных рабочих вопросов одновременно у нескольких руководителей направлений. Сам процесс согласования при этом никак не контролировался и часто осуществлялся в устной форме. Все это создавало дополнительные трудности в работе рядовых менеджеров и их руководителей, сжигая много рабочего времени и приводило к следующим проблемам:
• Усложнился контроль процесса выставления счетов и их оплаты. Из-за большого объема работ требующих дополнительного внимания, увеличился риск для сотрудников компании и их руководителей пропустить не корректно составленный счет, либо еще какую-либо ошибку в своей работе или работе сотрудников.
• Усложнился процесс составления и согласования рабочих документов внутри компании. Так как многие документы требовали согласования сразу нескольких ответственных лиц, сам процесс составления этих документа превращался в долгую и не простую задачу для работавшего над ним сотрудника.
• Усложнился процесс подачи и согласования различных заявлений внутри компании, таких как заявления на отпуск и на выдачу денежных средств на нужды компании. Согласно внутреннему регламенту, работнику нужно было согласовывать свой отпуск сразу с несколькими инстанциями внутри компании, такими как его непосредственный начальник, HR отдел, генеральный директор. С ростом бизнеса и увеличением числа сотрудников, соответственно возрос поток подобных заявлений, что начало требовать от ответственных лиц много рабочего времени и увеличило срок их рассмотрения.

Требовалось настроить автоматизированную систему, которая позволила бы с минимальными затратами рабочего времени проводить многоуровневые согласования рабочих вопросов между руководителями различных направлений компаний и позволяло бы ответственному за него сотруднику постоянно отслеживать статус данного согласования, а его руководителю отслеживать истории всех изменений.

Решение

Для решения указанных проблем мы настроили автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24, что значительно упростило работу рядовых менеджеров компании и их руководителей, а также позволило сэкономить много рабочего времени.

Все согласования решаются путем подачи заявки через стандартизированную форму

1. Сотрудник создает заявку, предварительно выбрав нужную тему/тип (заявка на отпуск, выставления/оплата счета). В заявке уже присутствуют все необходимые для выбранного типа/темы поля. В дальнейшем сотрудник может отслеживать статус заявки в живой ленте портала либо перейдя в саму заявку.
2. После отправки заявки - она поступает к ответственному лицу, которое в зависимости от типа заявки и своих полномочий может:
   • Согласовать заявку и делегировать её конечному исполнителю. Как пример - согласовать счет и передать заявку в бухгалтерию.
   • Передать заявку на дальнейшие согласование следующему по цепочке ответственных лиц если речь идет о многоуровневом согласовании какого-либо вопроса.
   • Отказать в согласовании данной заявке.
3. В случае если ответственное лицо является конечным исполнителем, выполнить её и закрыть, прикрепив при этом все необходимы данные к заявке.
4. По завершению всех согласований, работ заявка отобразится в ленте заявителя как выполненная, либо отклоненная. Заявитель сможет просмотреть подробности закрытой заявки
5. Каждый участник подобного бизнес-процесса, имеет возможность на своем уровне оставить в заявке необходимый комментарий либо прикрепить какой - либо необходимый файл.


В случае каких-либо изменений в структуре работы компании сотрудник с правами администратора Битрикс24 может в оперативном порядке вносить необходимые изменения в настройки бизнес-процессов.




Как это выглядит для администратора системы:

1. Страница администрирования шаблонов бизнес-процессов. На данной странице представлен список всех типов процессов настроенных в системе.
2. Переходя в раздел, посвященный конкретному типу процессов, мы видим список текущих обращений.
3. Сотрудник с правами администратор Битрикс24, может просматривать подробную информацию по всем обращениям, отслеживать историю изменений.
   • Чтобы посмотреть историю кликаем по кнопке изменить в данном меню или дважды по нужной строке. Затем во вкладке “Бизнес-процессы” кликаем на текущем статусе
   • История изменений
4. Посетив настройки конкретного бизнес-процесса мы увидим структуру/путь, по которой будут обрабатываться все подобные заявки. Здесь администратор может изменять структуру/путь и этапы обработки заявки, может переназначать ответственных за тот или иной этап.
   • Этап выбора начальника
   • Этап добавления второго начальника
   • Этап изменения утверждающего



В итоге:

• Мы упростили процесс согласования и сделали его более прозрачным и контролируемым для руководителей хостела.
• В результате рядовому сотруднику больше не требуется создавать большое количество побочных задач и переписок для согласования рабочих вопросов. Появился порядок и понятный процесс.
• Нормализовался поток заявок в бухгалтерию. Все заявки теперь поступают централизованным потоком, уже согласованными у ответственных лиц и со всей необходимой информацией, что избавляет бухгалтера от лишних разъяснений.
• Клиентам больше не надо ожидать долгого ответа на запрос какого-либо счета или документа. Все согласования проходят в кратчайшие сроки.

Всё это экономит много времени всем участникам бизнес-процессов, позволяя каждому сотруднику хостела Дерево сосредотачиваться на выполнении своих рабочих вопросов.